Versie: 1.0 · Datum: 30 april 2026 · Flexela B.V., KvK 86630067
Inhoudsopgave
- Wie zijn wij?
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?
- Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
- Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Hoe beveiligen wij uw gegevens?
- Dagelijkse back-ups
- Delen met derden
- Cookies
- Uw rechten
- Wijzigingen in deze verklaring
- Contact & klachten
1. Wie zijn wij?
Flexela B.V. is een softwarebedrijf gevestigd te Zevenaar. Wij bieden een webapplicatie aan voor bedrijven met een buitendienst, waaronder functies als digitale werkbonnen, planning, offertes en KPI-dashboards.
- Bedrijfsnaam: Flexela B.V.
- KvK-nummer: 86630067
- BTW-nummer: NL86630067B01
- Adres: Handelsdwarsstraat 7, 6905 DJ Zevenaar
- E-mail: privacy@flexela.nl
- Telefoon: +31 6 22 09 32 96
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
| Categorie | Voorbeelden | Bron |
|---|---|---|
| Contactgegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam | U zelf (via formulier of contact) |
| Accountgegevens | Gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld), rol | U zelf bij registratie |
| Medewerkergegevens | Naam medewerkers, functies, planningsinformatie | U als klant (invoer in de app) |
| Klantgegevens | Gegevens van uw eindklanten in werkbonnen en offertes | U als klant (invoer in de app) |
| Gebruiksgegevens | IP-adres, browsertype, inlogtijden, acties in de app | Automatisch via de applicatie |
| Factuurgegevens | Bedrijfsadres, btw-nummer, betalingsstatus | U zelf bij afsluiten abonnement |
3. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is:
- Uitvoering overeenkomst: verwerking die noodzakelijk is om de dienst te leveren
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie en productontwikkeling
- Wettelijke verplichting: bewaren van factuurgegevens (7 jaar, fiscale wet)
- Toestemming: voor marketing e-mails (apart opt-in)
4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
- Het leveren en verbeteren van de Flexela-applicatie
- Communicatie over uw abonnement, support en updates
- Facturering en betalingsverwerking
- Beveiliging en fraudepreventie
- Statistische analyse (uitsluitend geanonimiseerd en geaggregeerd)
- Wettelijke verplichtingen nakomen
Wij gebruiken uw gegevens niet voor profilering, geautomatiseerde besluitvorming of verkoop aan derden.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Klantdata in de applicatie: zolang het abonnement actief is + 30 dagen na opzegging (daarna verwijderd)
- Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
- Contactformulier-gegevens: maximaal 2 jaar
- Gebruikslogboeken: maximaal 90 dagen
6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Flexela neemt de beveiliging van uw gegevens zeer serieus. Onze maatregelen omvatten:
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle dataoverdracht
- Versleutelde opslag van wachtwoorden (bcrypt)
- Toegangscontrole op basis van rollen en rechten
- Regelmatige beveiligingsaudits
- Dataopslag uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER)
- Verwerkersovereenkomsten met alle sub-verwerkers
7. Dagelijkse back-ups
Wij maken dagelijks automatische back-ups van alle klantdata. Back-ups worden versleuteld bewaard op een geografisch gescheiden locatie binnen de EER, gedurende minimaal 30 dagen.
8. Delen met derden
Flexela deelt uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk verplicht:
- Hostingprovider: voor de opslag en beschikbaarheid van de applicatie (EER-locatie)
- Betalingsverwerker: voor veilige afhandeling van abonnementsbetalingen
- E-mailprovider: voor het verzenden van notificaties en facturen
- Belastingdienst: op wettelijk verzoek
Wij sluiten met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Uw data wordt nooit verkocht aan of gedeeld met adverteerders.
9. Cookies
Flexela.nl maakt gebruik van minimale cookies:
- Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de applicatie (sessie, inlogstatus)
- Analytische cookies: geanonimiseerde bezoekersstatistieken (geen tracking van individuen)
Wij gebruiken geen tracking cookies van derden (zoals Google Ads of Facebook Pixel).
10. Uw rechten
U heeft de volgende rechten op grond van de AVG:
- Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
- Correctie: u kunt onjuiste gegevens laten aanpassen
- Verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid")
- Beperking: u kunt de verwerking in bepaalde gevallen beperken
- Overdraagbaarheid: u kunt uw data in een gestructureerd formaat opvragen
- Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Verzoeken kunt u indienen via privacy@flexela.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
11. Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u per e-mail. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.
12. Contact & klachten
Heeft u vragen over uw privacy of wilt u een verzoek indienen? Neem contact op:
- E-mail: privacy@flexela.nl
- Post: Flexela B.V., Handelsdwarsstraat 7, 6905 DJ Zevenaar
- Telefoon: +31 6 22 09 32 96
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl