Algemene voorwaarden

Versie: 1.0  ·  Datum: 30 april 2026  ·  Flexela B.V., KvK 86630067

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

• Flexela / Opdrachtnemer: Flexela B.V., gevestigd te Zevenaar, KvK-nummer 86630067, leverancier van de Flexela-webapplicatie en aanverwante diensten.
• Klant / Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Flexela voor het gebruik van de diensten.
• Diensten: de door Flexela aangeboden webapplicatie, inclusief werkbonnenbeheer, planning, calculaties, rittenregistratie, KPI-dashboard en aanverwante functionaliteiten.
• Gebruiker: iedere persoon die namens de Klant gebruik maakt van de Flexela-applicatie.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen Flexela en Klant met betrekking tot de afname van diensten.
• Abonnement: het periodieke (maandelijkse) recht op gebruik van de Flexela-diensten.
• Maatwerk: aanpassingen, uitbreidingen of specifieke functionaliteiten die Flexela ontwikkelt op verzoek van de Klant, inbegrepen in het abonnement.
• Data / Klantdata: alle gegevens die door of namens de Klant worden ingevoerd in de Flexela-applicatie.
• AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en diensten van Flexela, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2.2 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3 Indien één of meerdere bepalingen in deze voorwaarden nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

2.4 Flexela heeft het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden gelden na bekendmaking aan de Klant met een opzegtermijn van 30 dagen.

Artikel 3 – Aanbod en totstandkoming overeenkomst

3.1 Alle aanbiedingen van Flexela zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders vermeld.

3.2 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het aanbod van Flexela aanvaardt, hetzij schriftelijk, hetzij door gebruik te maken van de diensten na een proefperiode of na activering van het abonnement.

3.3 Flexela behoudt zich het recht voor een verzoek tot dienstverlening zonder opgave van redenen te weigeren.

Artikel 4 – Beschrijving van de diensten

4.1 Flexela biedt een webapplicatie aan voor bedrijven met een buitendienst, inclusief maar niet beperkt tot: digitale werkbonnen, planning & roostering, offerte- en calculatiebeheer, rittenregistratie en KPI-dashboards.

4.2 Flexela streeft ernaar de diensten 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar te stellen, maar geeft geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid (zie artikel 9).

4.3 De diensten worden geleverd als Software-as-a-Service (SaaS). De Klant heeft geen recht op een kopie van de broncode.

4.4 Flexela heeft het recht de diensten te wijzigen, uit te breiden of te beëindigen, mits de Klant hiervan tijdig op de hoogte wordt gesteld.

Artikel 5 – Maatwerk

5.1 De Klant kan via de klantenservice of chat verzoeken indienen voor aanvullende functionaliteiten of aanpassingen aan de applicatie.

5.2 Flexela beoordeelt elk verzoek en bepaalt naar eigen inzicht of en wanneer het verzoek wordt gerealiseerd. Flexela is niet verplicht elk verzoek te honoreren.

5.3 Maatwerkfunctionaliteiten worden eigendom van Flexela en kunnen, naar beoordeling van Flexela, beschikbaar worden gesteld aan andere klanten.

5.4 Maatwerk dat specifiek vertrouwelijke bedrijfsinformatie van de Klant bevat, wordt door Flexela vertrouwelijk behandeld.

5.5 Bij beëindiging van het abonnement vervalt het recht op het gebruik van maatwerkfunctionaliteiten.

Artikel 6 – Toegang en gebruik

6.1 Flexela verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de diensten voor de duur van het abonnement.

6.2 De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van gebruikersaccounts en wachtwoorden. Flexela is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onbevoegd gebruik door derden wanneer dit te wijten is aan nalatigheid van de Klant.

6.3 De Klant is verantwoordelijk voor alle handelingen die worden verricht via zijn account(s).

6.4 Het is de Klant niet toegestaan de diensten te gebruiken voor:

• Onrechtmatige of frauduleuze activiteiten
• Het verspreiden van schadelijke software of virussen
• Het overtreden van toepasselijke wet- en regelgeving
• Het aantasten van de beschikbaarheid of veiligheid van de diensten
• Doorverkoop aan derden zonder schriftelijke toestemming van Flexela

6.5 Flexela heeft het recht de toegang van de Klant (tijdelijk) te blokkeren bij vermoeden van misbruik of overtreding van deze voorwaarden.

Artikel 7 – Prijzen en betaling

7.1 De geldende prijzen zijn vermeld op de website van Flexela en in de overeenkomst. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

7.2 Abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.

7.3 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim. Flexela heeft dan het recht:

• De wettelijke handelsrente in rekening te brengen
• De toegang tot de diensten te blokkeren
• Incassokosten conform de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten in rekening te brengen

7.4 Flexela heeft het recht de prijzen jaarlijks te indexeren op basis van de CBS-consumentenprijsindex. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd. De Klant heeft in dat geval het recht de overeenkomst te beëindigen per de datum van ingang van de prijswijziging.

7.5 Reeds betaalde abonnementsgelden worden niet gerestitueerd, tenzij Flexela de overeenkomst beëindigt om redenen die niet aan de Klant zijn toe te rekenen.

Artikel 8 – Looptijd en opzegging

8.1 Het abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

8.2 De Klant kan het abonnement maandelijks opzeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand.

8.3 Opzegging dient te geschieden via support@flexela.nl of schriftelijk.

8.4 Flexela heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien:

• De Klant deze voorwaarden wezenlijk schendt en dit niet herstelt binnen 14 dagen na schriftelijke aanmaning
• De Klant surseance van betaling aanvraagt of failliet wordt verklaard
• Flexela gegronde redenen heeft te vermoeden dat de Klant frauduleus handelt

8.5 Na beëindiging van het abonnement heeft de Klant gedurende 30 dagen de mogelijkheid zijn data te exporteren. Na deze termijn worden de data conform het privacybeleid verwijderd.

Artikel 9 – Beschikbaarheid en onderhoud

9.1 Flexela streeft naar een beschikbaarheid van minimaal 99% op jaarbasis, gemeten exclusief geplande onderhoudswerkzaamheden.

9.2 Gepland onderhoud wordt waar mogelijk buiten kantooruren (maandag t/m vrijdag, 08:00–18:00) uitgevoerd en minimaal 24 uur van tevoren aangekondigd.

9.3 Bij storingen streeft Flexela naar herstel binnen:

• Kritieke storingen (applicatie volledig onbereikbaar): 4 uur
• Ernstige storingen (kernfuncties niet beschikbaar): 8 uur
• Overige storingen: 2 werkdagen

9.4 Storingen kunnen worden gemeld via support@flexela.nl of telefonisch.

9.5 Flexela is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onbeschikbaarheid door overmacht, storingen bij derden (zoals hosting- of internetproviders), of handelingen van de Klant.

Artikel 10 – Eigendom van data en back-ups

10.1 Flexela verleent de Klant te allen tijde toegang tot zijn data via de applicatie en biedt exportmogelijkheden aan.

10.2 Flexela maakt dagelijks automatische back-ups van alle klantdata. Back-ups worden bewaard gedurende minimaal 30 dagen.

10.3 Back-ups worden versleuteld opgeslagen op een geografisch gescheiden locatie binnen de Europese Economische Ruimte.

10.4 In geval van dataverlies als gevolg van een storing aan de zijde van Flexela, zal Flexela de data herstellen naar de meest recente beschikbare back-up. Flexela is niet aansprakelijk voor dataverlies dat het gevolg is van handelingen van de Klant zelf.

10.5 De Klant is zelf verantwoordelijk voor het regelmatig exporteren van zijn data als aanvullende back-up naast de door Flexela gemaakte back-ups.

10.6 Flexela heeft het recht klantdata te gebruiken in volledig geanonimiseerde en geaggregeerde vorm voor statistische analyses en productontwikkeling.

Artikel 11 – Verplichtingen van de Klant

11.1 De Klant is verplicht Flexela tijdig te voorzien van alle informatie die noodzakelijk is voor het verlenen van de diensten.

11.2 De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de data die wordt ingevoerd in de applicatie, inclusief persoonsgegevens van medewerkers en klanten.

11.3 De Klant waarborgt dat het gebruik van de diensten voldoet aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG.

11.4 De Klant dient Flexela onmiddellijk te informeren bij (vermoeden van) onbevoegd gebruik van de diensten of een beveiligingsincident.

11.5 De Klant is verantwoordelijk voor adequate apparatuur, software en internetverbinding om gebruik te kunnen maken van de diensten.

Artikel 12 – Intellectueel eigendom

12.1 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Flexela-applicatie, inclusief maar niet beperkt tot software, ontwerpen, logo's en documentatie, berusten bij Flexela of haar licentiegevers.

12.2 Het is de Klant niet toegestaan de applicatie te kopiëren, te reverse engineeren, aan te passen, te vertalen of op andere wijze te exploiteren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Flexela.

12.3 De Klant verleent Flexela een beperkt gebruiksrecht op de klantdata voor zover noodzakelijk voor het verlenen van de diensten (inclusief technische verwerking, back-ups en onderhoud).

Artikel 13 – Aansprakelijkheid

13.1 De totale aansprakelijkheid van Flexela jegens de Klant voor directe schade is te allen tijde beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 3 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald aan Flexela.

13.2 Flexela is nimmer aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie
• Schade als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Klant
• Schade als gevolg van onbevoegd gebruik van de diensten door derden
• Schade als gevolg van overmacht
• Schade als gevolg van beslissingen genomen op basis van de in de applicatie weergegeven gegevens

13.3 De Klant vrijwaart Flexela voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de diensten door de Klant.

Artikel 14 – Overmacht

14.1 Flexela is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe gehinderd wordt als gevolg van overmacht.

14.2 Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen in de internetinfrastructuur, DDoS-aanvallen, stroomstoringen, overheidsingrijpen, pandemieën, brand, overstroming, stakingen en storingen bij toeleveranciers.

14.3 Flexela zal bij overmacht de Klant zo spoedig mogelijk informeren en al het redelijke doen om de diensten zo snel mogelijk te herstellen.

14.4 Indien de overmachtstoestand langer dan 30 dagen voortduurt, heeft zowel Flexela als de Klant het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder aanspraak op schadevergoeding.

Artikel 15 – Vertrouwelijkheid

15.1 Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen.

15.2 Informatie wordt als vertrouwelijk beschouwd indien dit uitdrukkelijk is aangegeven, of indien de ontvangende partij redelijkerwijs behoort te begrijpen dat het om vertrouwelijke informatie gaat.

15.3 De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die:

• Reeds openbaar was voordat deze werd ontvangen
• Onafhankelijk door de ontvangende partij is ontwikkeld
• Verstrekt moet worden op basis van wettelijke verplichtingen of rechterlijk bevel

15.4 Flexela zal klantdata nooit delen met derden voor commerciële doeleinden.

Artikel 16 – Privacy en gegevensbescherming

16.1 Flexela treedt bij de verwerking van persoonsgegevens van de Klant en diens medewerkers op als verwerker in de zin van de AVG.

16.2 De Klant is verantwoordelijk (in de zin van de AVG: verwerkingsverantwoordelijke) voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens via de Flexela-applicatie.

16.3 Flexela en de Klant sluiten op verzoek een aparte verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Neem hiervoor contact op via privacy@flexela.nl.

16.4 Voor meer informatie over hoe Flexela omgaat met persoonsgegevens, zie de Privacyverklaring.

Artikel 17 – Wijzigingen in de voorwaarden

17.1 Flexela heeft het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen.

17.2 Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aan de Klant bekendgemaakt via e-mail en/of melding in de applicatie.

17.3 Indien de Klant niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, heeft hij het recht de overeenkomst te beëindigen vóór de datum van inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden. Voortgezet gebruik na die datum geldt als aanvaarding.

Artikel 18 – Toepasselijk recht en geschillen

18.1 Op alle overeenkomsten tussen Flexela en de Klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

18.2 Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst worden in eerste instantie geprobeerd op te lossen via overleg.

18.3 Indien partijen er niet in slagen het geschil in onderling overleg op te lossen, is de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland bij uitsluiting bevoegd, tenzij dwingendrechtelijke bepalingen een andere rechter aanwijzen.

Artikel 19 – Slotbepalingen

19.1 Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

19.2 Flexela heeft het recht haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een derde, bijvoorbeeld bij een overname of fusie. De Klant wordt hiervan tijdig op de hoogte gesteld en heeft in dat geval het recht de overeenkomst te beëindigen.

19.3 Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in de Nederlandse taal. In geval van een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.

19.4 Vragen over deze algemene voorwaarden kunt u richten aan:

• E-mail: support@flexela.nl
• Post: Flexela B.V., Handelsdwarsstraat 7, 6905 DJ Zevenaar
• Telefoon: +31 6 22 09 32 96